残業代トラブルを未然に防ぐ！働き方改革対応の給与計算

「うちの会社は大丈夫？」

社長のあなたは、そう思っていませんか？実は、残業代の計算は、多くの会社で「気づかないうちに間違っている」ケースが少なくありません。特に、働き方改革によってルールが変わり、知らない間にトラブルの火種を抱えてしまうことも…。

「労働基準監督署からの指摘」や「元従業員からの訴え」なんてことになったら、会社の信用に関わりますし、何より日々の業務に支障が出ますよね。

でもご安心ください！正しい知識と少しの工夫で、残業代トラブルは未然に防げます。この記事では、働き方改革に対応した残業代計算の基本と、トラブルを防ぐための具体的なチェックポイントを、分かりやすく解説します。

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1. 働き方改革で何が変わった？残業代計算の基礎知識

まず、「働き方改革」と聞いて「何となく難しそう…」と感じる方もいるかもしれませんね。でも、ごくシンプルに言えば、「従業員が、より健康的に、より公平に働けるようにするためのルール変更」です。

特に残業代に関しては、大きく2つのポイントがあります。

月60時間超の残業の割増賃金率がアップ
- 以前は「大企業だけ」だった月60時間超の残業に対する割増賃金率（通常の賃金の50%）が、2023年4月1日から中小企業にも適用されています。
- 例えば、1時間の残業が通常1,000円の会社なら、月60時間を超える部分の残業は1時間あたり1,500円（1,000円×1.5倍）になるということです。
残業時間の正確な把握がより重要に
- 労働時間管理の適正化が強く求められるようになりました。つまり、誰が、いつ、何時間働いたかを、より正確に記録することが必須になったのです。これは、残業代計算の「土台」となる部分で、ここが曖昧だとすべてが崩れてしまいます。

これらの変更に対応するためには、残業代の基本的な計算ルールをしっかり理解しておくことが重要です。

給与計算は、会社の「お財布」と「従業員の生活」に関わる、とてもデリケートな部分です。トラブルを避けるために、特に以下の点に注意しましょう。

「うちはタイムカードがあるから大丈夫！」と思っていませんか？実は、意外な落とし穴があります。

1分単位での記録・計算が基本
- 労働時間は1分単位で計算するのが原則です。「15分未満は切り捨て」や「30分単位で丸める」といった運用は、違法となる可能性が高いです。
- 例えば、従業員が8時58分に出勤していても、9時からしか記録しない、退勤時間が18時02分なのに18時で切り捨てる、といった運用はNGです。
休憩時間と労働時間の区別
- 従業員が「完全に自由」に過ごせる時間が休憩時間です。電話番や来客対応を命じられている時間は、たとえ休憩時間とされていても、労働時間として扱われる可能性があります。

「うちはみなし残業代制だから、残業代の心配はいらないよ」と考えている社長さんもいるかもしれません。しかし、これは大きな誤解につながりやすい点です。

みなし残業代（固定残業代）とは、毎月一定時間分の残業代を、あらかじめ給与に含めて支払う制度のこと。しかし、これが有効になるには厳しい条件があります。

通常の賃金と明確に区別して記載しているか？
- 給与明細や雇用契約書に、「基本給〇〇円、固定残業代（〇時間分）〇〇円」のように、基本給と固定残業代が明確に分けられている必要があります。
設定した時間を超えたら追加で支払っているか？
- ここが最も重要です！たとえ固定残業代を導入していても、実際に働いた残業時間が、設定した時間を超えた場合は、その超過分を追加で支払う義務があります。これがないと、違法な「固定残業代制度」と見なされてしまいます。

「例えるなら、飲み放題のお店で『〇時間までは飲み放題ですが、それを過ぎたら追加料金です』というのと一緒です。事前に決めた分は固定ですが、超えた分は追加で払うのが当たり前ですよね。」

「うちの部長は管理監督者だから、残業代は払わなくていいんだ」という話を聞くことがあります。これも非常に注意が必要なポイントです。

労働基準法上の「管理監督者」は、一般的な会社の役職名とは違い、極めて限定的に解釈されます。

経営者と一体的な立場：経営方針の決定に参画し、労働時間に関する裁量が大きいなど、経営者とほぼ同等の権限と責任を持つ人を指します。
「名ばかり管理職」に注意：役職名が「店長」や「部長」でも、実態として残業代を支払う必要がある「管理職」は少なくありません。例えば、
- 出退勤の自由がなく、上司の指示を受けている
- アルバイトと同じような業務をしている
- 一般社員と給与水準が大差ない
といった場合は、管理監督者とは認められない可能性が高いです。

管理監督者であっても、深夜割増賃金（22時～翌5時）は支払う必要があります。

手計算やエクセルでの管理では、法改正への対応や、正確性の確保が難しくなりがちです。

勤怠管理システムの導入
- 打刻の記録が自動化され、労働時間の正確な把握に役立ちます。法改正にも自動で対応してくれるシステムが多いので、計算ミスを防げます。
給与計算ソフトの活用
- 残業代の計算はもちろん、社会保険料や所得税の控除なども自動で行ってくれるため、大幅な効率アップとミスの削減につながります。